Synology

À quoi sert Synology

Synology est un espace qui nous permet d'archiver nos documents dans un serveur physique possédé par un membre de l'équipe TSM Consulting.

Comprendre l'interface

Identifiez-vous grâce à vos codes de connexion (transférés par le Responsable Qualité). SI vous perdez vos identifiants, seul le Responsable Qualité est en mesure de de les changer dans la mesure où il est le seul administrateur du serveur.

Ce guide permet de comprendre comment fonctionne Synology avec une partie supplémentaire sur l'administration du serveur.

Voici l'interface une fois que l'utilisateur est connecté. Vous avez à disposition vos informations personnelles en haut à droite ainsi qu'un accès à la File Station. Ce sont les seuls élements disponibles pour les utilisateurs non-administrateur. Synology ressemble un peu à une interface Windows mais disponible sur internet

La File Station

La File Station est l'espace d'archive de nos documents. Certains documents sont stockés ici depuis plus de 10 ans et doivent le rester indéfiniment.

L'accès aux dossiers est strictement limité aux utilisateurs concernés. Par exemple, le dossier Ressources Humaines n'est disponible uniquement par le/la Responsable des Ressources Humaines ainsi qu'aux chargés du pôle. Certaines informations peuvent être sensibles c'est pourquoi des restrictions existent.

Si vous n'avez pas les droits pour accéder à un dossier, le message suivant s'affichera :

"Désolé, ce compte utilisateur ne dispose pas des droits nécessaires pour accomplir cette action"

Il est également impossible de supprimer le dossier, de le déplacer ou d'effectuer une modification.

D'autres applications existent dans le menu, mais ne sont généralement pas utilisées par les membres (Vidéo Station, visionneuse PDF...)

L'interface d'administration

Introduction

L'interface d'administration est différente de celle des utilisateurs classiques. Elle permet de modifier l'ensemble des paramètres et des accès. Pour avoir accès à une interface d'administration, il faut qu'un compte dispose des droits administrateur.

L'interface

L'interface admin est totalement différente de celle des utilisateurs. Voici à quoi elle ressemble :

L'interface dispose de plus d'applications. En haut à droite, des informations supplémentaires sont disponibles. Vous pouvez voir les utilisateurs connectés sur le serveur, l'état des synchronisations dans le cloud et l'état général du fonctionnement du serveur.

BON À SAVOIR

Depuis le mandat 17, nous effectuons une synchronisation supplémentaire de l'ensemble de données dans le cloud pour éviter les risques de pertes à cause d'un vol du serveur physique. Cette sauvegarde est synchronisée avec Google Drive et n'est accessible uniquement par le compte de maintenance.

Créer un utilisateur

Une étape importante pour le RQ (Responsable Qualité) est de créer un compte utilisateur pour les membres du nouveau mandat et également pour les auditeurs.

Pour créer les utilisateurs, rendez-vous sur l'espace "Utilisateur et groupe"

Une fois dans cet espace, vous aurez accès à des informations sur les utilisateurs actuels.

Nom
Adresse mail
Poste occupé par l'utilisateur
Statut du compte (Actif, Expiré, Désactivé)

Pour créer un utilisateur, rendez vous dans l'espace "Créer"

Remplissez les informations ci-dessus en spécifiant dans la description le poste occupé par l'utilisateur. Créez un mot de passe simple pour la première connexion de l'utilisateur.

Le mot de passe sera envoyé par mail (mail défini dans les informations de l'utilisateur). L'utilisateur devra changer son mot de passe à la première connexion.

Si l'utilisateur perd son mot de passe, l'admin peut en définir un nouveau en allant sur le profil de l'utilisateur.

Dans une deuxième étape, définissez l'appartenance de l'utilisateur à ses groupes.

Exemple : Le responsable Suivi d'Études doit avoir les groupes (Membres de la Junior, Conseil d'Administration, Pôle Commercial)

Pour les chargés, ne pas ajouter le groupe "Conseil d'Administration".

Exemple pour un chargé communication, les rôles seront :

Membres de la Junior
Pôle Communication

Pour continuer avec les prochaines étapes, il faut définir les autorisations des dossiers partagés, des applications et des limitations. Ici, c'est tout simple, il faut pour tous les utilisateurs ne rien changer. Si les groupes ont bien été ajoutés, les paramètres sont automatiques.

Pour la dernière étape, il s'agit d'une confirmation avec un récapitulatif.

Vérifiez les informations puis valider pour terminer la création de l'utilisateur. Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.

IMPORTANT

Les utilisateurs doivent tous perdre leurs accès à la fin de leur mandat. Pour mettre en place une limitation dans le temps des accès, il faut aller dans la fiche utilisateur.

Cliquez sur "Désactiver ce compte" et définissez la date de désactivation. Soyez large, la fin de notre mandat arrive fin octobre, mettez une date sur le mois de novembre/début décembre.

Vous pouvez aussi créer de nouveaux groupes dans la section "Groupe". Définissez les paramètres en suivant le processus de création qui est similaire à la création d'un utilisateur.

Permissions des dossiers

En cas de besoin, vous pouvez créer de nouveaux dossiers ou changer les persmissions si de nouveaux postes sont créés.

Rendez vous dans la File Station et cliquez sur un dossier > Déroulez le menu "Action" et allez dans "Propriétés", rendez-vous ensuite dans l'onglet "Permission" et ajoutez en de nouvelles ou supprimez en des obsolètes.

Faites attention à ne pas mettre des permissions contradictoires. Si un utilisateur possède un groupe ayant un accès et un groupe ayant un refus d'accès, la priorité se fera sur le groupe ayant un accès au dossier.

Modifier la page de connexion

Rendez-vous dans le panneau de configuration et dans "Portail de connexion" et changez les visuels de la page de connexion

Ne changez pas les ports de connexion au risque de perdre l'accès au serveur à distance

De manière générale, c'est tout, vous n'avez pas besoin d'effectuer d'autres modifications sur le serveur, ce dernier s'auto-gère. Vous pouvez néanmoins effectuer d'autres modifications, mais faites attention à ne pas couper/supprimer des données importantes.

Installation physique du serveur

Pour installer le serveur physiquement, il est indispendable de brancher le serveur (NAS) en ethernet, le branchement Wi-Fi n'est pas possible. Aucune action n'est a effectuer après le branchement, si l'accès via l'adresse https://tsmconsulting.synology.me:5001/ ne s'effectue pas, il y a un problème. Regardez les branchements, redémarrez le serveur ou allez dans les paramètres via un branchement physique avec votre ordinateur via le téléchargement d'une application de synology.

Aide supplémentaire ici : https://kb.synology.com/fr-fr/DSM/tutorial/Unable_to_Locate_NAS